关于印发《湖南医药学院基建档案管理办法（试行）》的通知

各部门、单位：

《湖南医药学院基建档案管理办法（试行）》已经校务会审议通过，现予印发，请遵照执行。

附：湖南医药学院基建档案管理办法（试行）

湖南医药学院

2016年9月28日

湖南医药学院基建档案管理办法（试行）

第一条为完善学校基建档案管理，充分发挥基建档案在学校教育、教学工作中的作用，为学校建设与发展提供可行性资料，并为考核基建档案工作提供依据，结合实际，特制定本办法。

第二条基建档案工作的基本原则

（一）集中统一管理原则。基建档案实行集中统一管理原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

（二）同步进行原则。基建档案工作纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，与竣工材料的积累、整编、审定同步进行；工程竣工验收时，与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

第三条基建档案归档内容与范围

（一）归档内容及重点

1.归档主要内容包括：综合管理、可行性研究、招投标资料、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收、基建“三算”（预算、概算、决算）、合同、器材管理、改建和维修中产生的基建文件、主要原材料及配件的供货商的名称、规格、型号、价格、地址与联系方式等各个方面。

2.归档重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（二）归档时间

基建部门应在工程项目竣工验收决算完、取得备案证后三个月内将整套基建档案归档。

（三）档案的补充与修改

1.基建文件材料归档后，在改建、维修中产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向学校档案部门补充、归档。

2.对补充归档的基建文件材料基建部门在档案部门的指导下应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷编目。

第四条 基建文件材料的立卷

（一）形成积累

1.学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2.基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

3.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4.学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度，督促、指导专（兼）职档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

5.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

6.归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。

7.归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

8.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

9.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

10.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其他文件材料一般归档一份。

（二）整理组卷

1.基建管理综合（JJ11）档案按问题、时间或重要程度排列

2.基建项目（JJ12）档案根据工程项目的技术文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，将一个基建项目组成一卷或多卷，工程项目的文字材料在前，图纸在后。

3.文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

4.拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

6.无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有档号、件号的戳记章，并逐一填写。

7.填写卷内目录和备考表。

8.装订（装盒）。

9.草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。

10.工程承包方在工程项目竣工后，交城市建设档案馆一套完整的竣工资料，经档案馆检查验收合格后，出具一份“建设工程项目档案移交回执单”。此单交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

第五条基建材料的归档验收

（一）基建项目在验收前，由城市建设档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

（二）填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经学校档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

第六条 未按规定及时移交档案的，记责任人未按时完成工作任务一次。造成影响或损失的，给予责任人相应处分。

第七条 本办法由基建规划处负责解释。

第八条 本办法自2016年9月28日起施行，原《怀化医专基建档案管理暂行办法》（怀医校字[2010]72号）同时废止。